Dilekçeler aşaması tamamlandıktan sonra ön inceleme aşamasına geçilir. Ön inceleme aşamasının sonunda aşağıdaki hususları içeren bir ön inceleme tutanağı düzenlenir.

a) Ön incelemenin duruşmalı yapılıp yapılmadığı, ön inceleme duruşmalı yapılıyorsa duruşmaya taraflardan hangisinin katıldığı ya da mazeretinin bulunup bulunmadığı.

b) Dava şartlarının mevcut olup olmadığı, eksiklik varsa ne tür işlem yapıldığı.

c) İlk itirazda bulunup bulunmadığı ve varsa ne tür işlem yapıldığı.

ç) Davacının iddialarının ve bunların dayanaklarının özetle neler olduğu.

d) Davalının savunmalarının ve bunların dayanaklarının özetle neler olduğu.

e) Tarafların uyuşmazlık noktalarının ana başlıklarıyla nelerden ibaret bulunduğu.

f) Tarafların sunmadıkları belgelerin neler olduğu, dilekçelerinde belirttikleri tüm belgeleri sunup sunmadıkları, ayrıca başka yerden getirilecek delillere ilişkin bilgi vermedikleri bir hususun bulunup bulunmadığı ve bu konuda ne şekilde işlem yapıldığı, bu aşamada karar verilmişse gerekli delil avansını yatırmaları.

g) Ön incelemede yapılması gereken diğer işlemlerin yapılıp yapılmadığı.

ğ) İddia ya da savunmasını genişleten taraf olup olmadığı, bu konuda karşı tarafın açık muvafakatinin bulunup bulunmadığı.

h) Tarafların sulhe ve arabuluculuğa teşvik edildikleri ve sonuçlarının ne olduğu.

ı) Eğer ön inceleme duruşması sonunda tahkikat için duruşma günü verilebiliyor ise duruşma günü, duruşma günü verilemiyor ise tahkikat için duruşma gününün sonradan bildirileceği ya da duruşma günü vermeden tahkikata geçileceği.

Ön inceleme tamamlanmadan tahkikata geçilemez ve tahkikat işlemleri yapılamaz. Basit yargılama usulünde ön inceleme ile tahkikat duruşması birlikte yapılabilir. Yazılı yargılama usulünde de, hâkim ön incelemeyi tamamlayıp gerekli kararları verdikten sonra, aynı duruşmada tahkikata geçerek gerekli kararları verebilir. Ön inceleme ile tahkikat duruşmasının birlikte yapılması hâlinde, yargılama aşamaları tutanakta ayrı ayrı belirtilir.

Başkan veya hâkim tarafından Ek 1’de yer alan Örnek Ön İnceleme Kontrol Formu kullanılmak suretiyle ön inceleme tutanağı düzenlenebileceği gibi ön inceleme tutanağı re’sen de düzenlenebilir. Ek 1’de yer alan, başkan veya hâkim tarafından re’sen oluşturulan form elektronik ortamda doldurulup güvenli elektronik imza ile imzalanarak kaydedilir ve ön inceleme tutanağına eklenir.

Zabıt kâtibinin gözetimi altında taraflar veya fer’î müdahil, dava dosyasını inceleyebilir. Dava ile ilgili olanlar da bunu ispatlamak kaydıyla başkan veya hâkimin ya da bu konuda yetkilendirdiği yazı işleri müdürünün izniyle dosyayı inceleyebilir.

Avukatlar ve stajyerler, vekâletname olmaksızın dava ve takip dosyalarını zabıt kâtibinin gözetiminde her zaman inceleyebilirler. İncelemenin yapıldığına dair düzenlenen dosya inceleme tutanağı avukat veya avukat stajyeri ile zabıt kâtibi tarafından imzalanarak dosyasında saklanır. (6)

Davacı, davalı, fer’i müdahil ve vekilleri dava dosyasındaki veya elektronik ortamdaki bütün tutanak ve belgelerin onaysız fotokopi ya da çıktısını harçsız olarak alabilirler. Avukatların belge örneği alabilmeleri için vekâletnamelerinin bulunması zorunludur. (6)

Gizli olarak saklanmasına karar verilen belge ve tutanakların incelenmesi başkan veya hâkimin açık iznine bağlıdır.

Taraf vekilleri UYAP Avukat Bilgi Sistemi vasıtasıyla dava dosyalarını inceleyebilir ve örnek alabilirler.

Taraflar güvenli elektronik imza sahibi olmak koşuluyla UYAP Vatandaş veya Kurum Bilgi Sistemi vasıtasıyla tarafı oldukları dava ve işlere ait tüm evrakı inceleyebilir, örnek alabilirler. Güvenli elektronik imza sahibi olmayan taraflar sadece dava ve işlerin kapak bilgilerine ulaşabilirler.

Dava dosyasının fiziksel olarak diğer bir mahkeme veya mercie gönderilmesi gerektiğinde, zabıt kâtibince dosya içerisindeki her türlü belgeyi gösteren bir dizi listesi yapılır ve altı imzalanır. Gönderilen dosyanın son duruşma tutanağının bir örneği ile dizi listesinin bir sureti alınarak geçici bir dosya açılır.

Duruşmalı işlerde mahkemenin adı, dosya esas sıra numarası, tarafların ad ve soyadları, duruşma tarih ve saati bir liste hâlinde duruşmadan önce ilgililerin erişimine sunulur.

Davacı, yargılama harçları ile her yıl Bakanlıkça çıkarılacak gider avansı tarifesinde belirlenecek olan tutarı dava açarken mahkeme veznesine yatırmak zorundadır. Gider avansı, her türlü tebligat ve posta ücretleri, keşif giderleri, bilirkişi ve tanık ücretleri gibi giderler için davacıdan alınan meblağı ifade eder.

Adlî yardım talebiyle açılan dava ve işlerde adlî yardım konusunda bir karar verilinceye kadar harç, gider ve delil avansı alınmaz. Kanunlardaki özel hükümler saklıdır.

Gider avansının yeterli olmadığının dava sırasında anlaşılması hâlinde, mahkemece bu eksikliğin tamamlanması için davacıya iki haftalık kesin süre verilir. Dava şartı olan gider avansının yatırılmaması veya tamamlanmaması hâlinde, dava, dava şartı yokluğundan reddedilir.

Taraflardan her biri ikamesini talep ettiği delil için mahkemece belirlenen avansı, verilen kesin süre içinde yatırmak zorundadır. Delil avansı, tarafların dayandıkları delillerin giderlerini karşılamak üzere mahkemece belirlenen kesin süre içinde ödemeleri gereken meblağı ifade eder. Taraflar birlikte aynı delilin ikamesini talep etmişlerse, gereken gideri yarı yarıya avans olarak öderler. Taraflardan biri avans yükümlülüğünü yerine getirmediğinde, diğer taraf bu avansı da yatırabilir. Delil avansını yatırmayan taraf, o delilin ikamesinden vazgeçmiş sayılır. Tarafların üzerinde tasarruf edemeyecekleri dava ve işlerle, kanunlardaki özel hükümler saklıdır.

Delil avansının ödenmesine, hâkim tarafından dilekçelerin verilmesi, ön inceleme aşaması veya tahkikatın başında karar verilir.

Harç, Hukuk Muhakemeleri Kanununa göre tahsil edilmesi gereken avans ve para cezaları elektronik ortamda tahsil edilebilir. Tahsil işlemi bankalar aracılığıyla olabileceği gibi Barokart, kredi kartı ve benzeri araçlarla da yapılabilir.

Gider ve delil avansı olarak tahsil edilen paraların, mutad ödemeler dikkate alınarak belirlenecek olan günlük ihtiyaçtan fazlası Bakanlıkça belirlenen bankaya yatırılır.

Harçların ve para cezalarının tahsili için gereken müzekkereler yazı işleri müdürü tarafından yazılır. Her yıl bütçe kanunu ile belirlenen terkin sınırının altında kalan harçlarla ilgili müzekkere yazılmaz.

Harç tahsil müzekkereleri kararın tebliği tarihinden itibaren en geç bir ay onbeş gün içinde yazılmak zorundadır. 3402 sayılı Kadastro Kanununun 36 ncı maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca harç tahsil müzekkereleri hükmün kesinleştiği tarihten itibaren onbeş gün içinde yazılır.

Yargılama gideri için tahsil edilen paranın kullanılmayan kısmı hükmün kesinleşmesinden sonra yazı işleri müdürü tarafından ilgilisine iade edilir. Hesap numarası bildirilmiş ise iade elektronik ortamda hesaba aktarmak suretiyle yapılır. Hesap numarası bildirilmemiş ise masrafı kalan paradan karşılanmak suretiyle PTT merkez ve işyerleri vasıtasıyla adreste ödemeli olarak gönderilir.

Geçici hukukî koruma talebi için alınan yargılama giderinin kullanılmayan kısmı verilen karardan sonra talep üzerine iade edilir.

Kanun yoluna başvuru dilekçesi, ön büro veya yazı işlerinde görevli personele teslim edilir.

Kanun yoluna başvuru dilekçesi harca tabi değilse hemen, harca tabi ise harç ödendikten sonra kaydedilir ve başvuru sahibine ücretsiz alındı belgesi verilir.

Alındı belgesi, kanun yolu dilekçesinin sisteme kaydedilmesi üzerine verilen belgedir. Alındı belgesi, mahkemenin adını, dosyanın esas ve karar numarasını, karar tarihini, tarafların ve varsa müdahillerin ad ve soyadlarını, davanın konusunu, başvurulan kanun yolu merciini, başvuru tarih ve saatini içerir.

Kanun yolu başvurusu, kanun yolu dilekçesinin kaydedildiği tarihte yapılmış sayılır.

Başka yer mahkemesine verilen kanun yoluna başvuru dilekçelerinde de yukarıdaki hükümler uygulanır. Başka yer yazı işleri müdürü veya görevli personel teslim aldığı dilekçe ve eklerini elektronik ortama aktarır, fizikî evrakı da gecikmeksizin ilgili mahkemeye gönderir.

Herhangi bir nedenle elektronik ortamda işlem yapılamaması hâlinde durum bir tutanakla tespit edilir ve işlem fizikî ortamda yapılır. Elektronik sistem açıldığında fizikî ortamda yapılan işlemler gecikmeksizin elektronik ortama aktarılır. Bu durumda kanun yolu başvuru dilekçesi tutanağın düzenlendiği tarihte verilmiş sayılır.

Fiziksel ortamda kanun yolu başvurusu mesai saatleri içinde yapılır.

Gerçek kişilerin UYAP Vatandaş Bilgi Sistemi üzerinden, tüzel kişi temsilcilerinin UYAP Kurum Bilgi Sistemi üzerinden kanun yolu başvuru dilekçeleri gönderebilmeleri için güvenli elektronik imza sahibi olmaları gerekir. Gerçek ve tüzel kişiler elektronik ortamda yapacakları kanun yolu başvurusunun harcını elektronik ortamda mahkeme veznesinin bağlı olduğu banka hesabına aktarırlar. Kanun yolu başvurusu, dilekçenin sisteme kaydedildiği tarihte yapılmış sayılır. İşlem sonucunda başvuru sahibinin elektronik ortamda erişebileceği bir alındı belgesi oluşturulur.

Taraf vekillerince UYAP üzerinden güvenli elektronik imza ile kanun yolu başvuru dilekçesi gönderilebilir. Bu işler için ayrıca elle atılmış imzalı belge istenmez. Avukatların UYAP Avukat Bilgi Sistemi üzerinden kanun yolu başvuru dilekçesi gönderebilmeleri için güvenli elektronik imza sahibi olmaları gerekir. Kanun yolu harçları avukat tarafından elektronik ortamda mahkeme veznesi hesabına aktarılır. Ayrıca bu işlemlerin Barokart veya kredi kartı gibi ödeme araçlarıyla yapılması sağlanabilir. Kanun yolu başvurusu, dilekçenin sisteme kaydedildiği tarihte yapılmış sayılır. İşlem sonucunda başvuru sahibinin elektronik ortamda erişebileceği bir alındı belgesi oluşturulur.

Elektronik ortamda kanun yolu başvurusu saat 00:00’a kadar yapılabilir.

Kanun yoluna başvurulan dava veya işler, görevli daire doğru bir şekilde belirlendikten sonra kanun yolu formu ve dizi pusulası UYAP üzenden hazırlanarak ilgili mercie gönderilir.

Mühürleme, taşınır malların koruma altına alınması amacıyla bir yerde tutularak kullanılmasının önlenmesi veya bir taşınmazın kullanılmasının, değiştirilmesinin önlenmesi ya da belirli bir faaliyetin durdurulmasıdır.

Taşınır mallar deftere geçirildikten sonra bir torba veya kapalı bir yere konularak muhafaza altına alınır ve uygun araçlarla mühürlenir.

Taşınmazlarda mühürleme işlemi, taşınmaza giriş ve çıkışın engellenmesi veya bir faaliyetin önlenmesi şeklinde gerçekleştirilir.

Mühürleme işlemleri yazı işleri müdürü veya görevli personel tarafından yer, gün ve saat belirtilip tutanağa bağlanarak imzalanır.

Defter tutma, taşınır ve taşınmaz mallar ile borç, alacak ve hakların kayıt altına alınmasıdır.

Defter tutma işlemleri, yazı işleri müdürü, yazı işleri personeli veya bilirkişi eliyle yaptırılabilir.

Defter tutma işleminde, taşınır malların sıra numarası, cinsi, adeti, miktarı, nerede bulundukları, değeri; taşınmaz malların sıra numarası, tapu veya diğer tanım bilgileri, değerleri; borç, alacak ve hakların sıra numarası, niteliği, vadesi ve miktarı, borçlu, alacaklı ve hak sahibinin kimlik bilgileri, kayda geçirilir.

Defter tutma işlemleri elektronik ortamda yapılır. Zorunlu hâllerde fizikî ortamda yapılan işlemler gecikmeksizin elektronik ortama aktarılır.

Defter tutma işlemi fizikî ortamda yapıldığı takdirde defterin her sayfası ayrı ayrı numaralandırılır, imzalanır ve mühürlenir. Defterin sonu görevli personel veya bilirkişi tarafından imzalanır.

Elektronik veya fizikî ortamda tutulan defter ilgili hâkim tarafından güvenli elektronik imza ya da el ile imzalanarak onaylanır.

Yemin tutanağı, mevzuat uyarınca hâkim huzurunda yemin etmeleri gereken kamu görevlileri, bilirkişiler ve diğer kişilerin yapacakları yemine ilişkin düzenlenen tutanaktır.

Yemin tutanağında, mahkemenin adı, hâkimin ve zabit kâtibinin adı ve soyadı, sicili, imzası; yemin eden kişinin adı ve soyadı, T.C. kimlik numarası, unvanı, imzası; yeminin yapıldığı yer, tarih ve saat; yeminin metni yer alır.

Yemin tutanağı yaptırılan yeminin niteliğine göre taşıması gereken diğer kayıtları da içerir.

Yemin tutanağı elektronik ortamda düzenlenir. Zorunlu hâllerde fizikî ortamda yapılan işlemler gecikmeksizin elektronik ortama aktarılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM - Çeşitli Hükümler

Tebligat işlemleri 11/02/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu ile Tebligat Kanunu uyarınca çıkarılan yönetmeliklere göre fizikî ya da elektronik ortamda yapılır.

Tanıklara gönderilecek davetiyede;

a) Tanığın adı, soyadı ve açık adresi,

b) Tarafların ad ve soyadları,

c) Tanıklık yapacağı konu,

ç) Hazır bulunması gereken yer, gün ve saat,

d) Mazeret bildirmeksizin gelmediği takdirde zorla getirileceği, gelmemesinin sebep olduğu giderlere ve miktarı belirtilmek suretiyle Kanunda gösterilen disiplin para cezasına hükmolunacağı,

e) Duruşmaya gelmesine rağmen kanunî bir sebep göstermeden tanıklıktan çekinir, yemin etmez veya göstermiş olduğu sebep mahkemece kabul edilmemesine rağmen tanıklık yapmaktan çekinirse miktarı belirtilmek suretiyle Kanunda gösterilen disiplin para cezasına ve bu yüzden doğan giderleri ödemesine hükmolunacağı,

f) Bakanlık tarafından hazırlanan tarife gereğince ücret ve giderlerinin ödeneceği, yazılır.

Tanıklık ücreti ve giderleri, tanıklık görevi yerine getirildikten sonra tanığın talebi üzerine, yazı işleri müdürü veya görevlendireceği personel tarafından ödenebileceği gibi, tanık tarafından hesap numarası bildirildiği takdirde banka hesabına da aktarılabilir. Aksi hâlde masrafları içinden alınarak PTT merkez ve işyerleri aracılığıyla adreste ödemeli olarak gönderilir.

Elektronik ortamda hazırlanan hüküm, hükme katılan başkan ve hâkimler ile zabıt kâtibi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak UYAP veri tabanında saklanır. Ayrıca hükmün çıktısı hükme katılan başkan ve hâkimler ile zabıt kâtibi tarafından imzalanıp mahkeme mührüyle mühürlenerek karar kartonunda muhafaza edilir.

Hükmün kesinleşmesinden önce davadan feragat, davayı kabul veya sulh hâlinde, hâkim dosya üzerinden bu konuda ek karar verir. Taraflarca kanun yoluna başvurulmuş olsa dahi sırf bu nedenlerle dosya istinaf veya temyiz incelemesine gönderilmez.

Hâkimin re’sen harekete geçtiği hâller ile kanunlardaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla taraflardan birinin talebi olmadıkça hüküm tebliğe çıkarılmaz. Taraflardan birinin talebi hâlinde hükmün bir nüshası makbuz karşılığında talep eden tarafa verilir, bir nüshası da diğer tarafa tebliğe çıkarılır.

Taraflardan her birine verilen hüküm nüshası ilâmdır.

Tarafların elinde bulunan hüküm nüshalarının farklı olması hâlinde karar kartonundaki esas alınır.

Taraflar, harcın ödenmiş olup olmamasına bakılmaksızın ilâmı her zaman alabilirler.

Bakiye karar ve ilâm harcının ödenmemiş olması, hükmün tebliğe çıkarılmasına, takibe konmasına, kanun yollarına başvurulmasına ve hükmün kesinleştirilmesine engel teşkil etmez.

Hükmün kesinleştiği, ilâmın altına veya arkasına yazılıp, tarih ve mahkeme mührü konmak ve başkan ya da hâkim tarafından imzalanmak suretiyle belirtilir.

Suretler yazı işleri müdürü tarafından aslına uygunluğu belirtilip onaylanarak verilir.

İhtiyati tedbir veya ihtiyati haciz taleplerinde teminat olarak yatırılan para, banka mektubu, tahvil ya da benzeri evrakın iadesinin istenmesi hâlinde yazı işleri müdürü teminatın iadesi için kanunî şartların gerçekleşip gerçekleşmediğini araştırıp bu hususu belgelendirerek görüşü ile birlikte dosyayı hâkim veya başkana sunar. Teminat gösterilmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığının anlaşılması hâlinde mahkemece, teminatın iadesine karar verilir.

Mahkeme, tarafların rızası olmak şartıyla, kendilerinin veya vekillerinin, SEGBİS ya da benzeri sistemlerle aynı anda ses ve görüntü nakledilmesi yoluyla bulundukları yerden duruşmaya katılmalarına ve usul işlemleri yapabilmelerine izin verebilir.

Tarafların rızası olmak kaydıyla, mahkeme tanığın, bilirkişinin, uzmanın veya bir tarafın dinlenilmesi esnasında başka bir yerde bulunmalarına izin verebilir. Dinleme, SEGBİS veya benzeri sistemler vasıtasıyla ses ve görüntü olarak aynı anda duruşma salonuna nakledilir.

Yemin edecek taraf, mahkemenin bulunduğu yerden başka bir yerde oturuyor ise SEGBİS veya benzeri sistemler vasıtasıyla aynı anda ses ve görüntü nakledilmesi yolu ile yemin icrası mümkündür.

SEGBİS veya benzeri sistemlerle elde edilen ses ve görüntü verileri de 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanununun 199 uncu maddesine göre elektronik belge hükmündedir.

Kimlik tespiti ve dinleme işleminin yapıldığına dair UYAP Bilişim Sisteminde veya zorunluluk nedeniyle haricen tutulan tutanak, dinleme işlemi sırasında hazır bulunan tüm ilgililerce duruma göre güvenli elektronik imza ya da el ürünü imza ile imzalanır. Tutanakta, dinlenenlerin ad ve soyadları, dinlemenin başlangıç ve bitiş zamanı, dinlemenin süresi, hazır bulunanlar ve varsa sunulan deliller gibi hususlar belirtilir.

Elektronik ortamdaki tutanak aynen, fizikî olarak tutulan tutanak ise taranıp, güvenli elektronik imza ile imzalanmak suretiyle dinleme talep eden makama UYAP üzerinden gönderilir. Belge asılları mahallinde saklanır.

SEGBİS veya benzeri sistemlerle duruşmaya katılan tarafların beyanlarının imzalanması gerektiğinde, dinlemenin yapıldığı yer mahkemesince talepte bulunan mahkemece tutulan tutanağın bir çıktısı alınarak imzalatılır, imzalanan tutanak tekrar elektronik ortama aktarılır ve tutanağın aslı mahkemesine gönderilir.

Bu maddede hüküm bulunmayan hâllerde 20/9/2011 tarihli ve 28060 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ceza Muhakemesinde Ses ve Görüntü Bilişim Sisteminin Kullanılması Hakkında Yönetmeliğin bu Yönetmeliğe aykırı olmayan hükümleri uygulanır.

Birleştirilmelerine karar verilmiş olan davaların esas kayıtlarında bu durum belirtilir. Başka bir dava ile birleştirilmesine karar verilen davanın karar numarası birleştirme kararına yazılır ve bu durum mahkemede verilen son kararda gösterilir.

Bir davada ayırma kararı verilirse ayrılan dava veya davalar o mahkemenin esasına ayrıca kaydedilir ve eski kayıt ile yeni kayıt birbiriyle ilişkilendirilir. İlk kayıt o dosyada kalan kısma münhasır olur. Ayrılan davanın dosyası ilk dosyada bu kısımlara ait yazıların tamamının onaylı suretleri konularak yeniden oluşturulur. Ayrılan davalar bakımından daha önce tek karar ve ilâm harcı alınmış ise her biri için ayrıca harç alınır; daha önce alınan harç ayrılmış davaları da kapsıyorsa yeniden harç alınmaz. Ayrılıp yeni esas numarası alan her dava için başvuru harcı alınır.

Ayırma işlemleri için yapılan masraflar ile ayrılan dosyanın duruşma gününün tebliği için gerekli olan masraf ana dosyanın gider avansından karşılanır. Gerektiğinde gider avansı tamamlattırılır.

Bilirkişiler UYAP Bilirkişi Bilgi Sistemi üzerinden de işlem yapabilirler. Bunun için bilirkişilerin güvenli elektronik imza sahibi olmaları gerekir.

UYAP Bilirkişi Bilgi Sistemi üzerinden bilirkişi veya bilirkişiler görevlendirilebilir. Bilirkişi listesinde yer alan bilirkişiler tespit ve teslim tutanağını, dosyanın iş listesine düşmesinden itibaren en geç bir hafta içinde güvenli elektronik imza ile imzalayarak mahkemeye göndermek ya da 6100 sayılı Hukuk Mahkemeleri Kanununun 275 inci maddesinin birinci fıkrasında belirtilen haber verme yükümlülüğünü yerine getirmek zorundadır. Bu tutanaklar, bilirkişi tarafından imzalanmadan dosya erişime ve incelemeye açılamaz. Bilirkişi dosyayı inceledikten sonra elektronik ortamda düzenlediği raporunu güvenli elektronik imzayla imzalayarak mahkemesine gönderir. Birden fazla bilirkişi görevli ise düzenlenen rapor tüm bilirkişiler tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra mahkemeye gönderilir. Bilirkişi listesinde yer almayan bilirkişilerin ise bu işlemleri yapabilmeleri için öncelikle mahkeme huzurunda yemin etmeleri gerekir.

Bilirkişilere ödenmesi gereken ücretler de Bilirkişi Bilgi Sistemi üzerinden banka hesaplarına aktarılabilir.

Raporunu sunan bilirkişi hakkında, hâkim tarafından UYAP’ta yer alan performans değerlendirme formu doldurulabilir.

BEŞİNCİ KISIM - Adlî Yargı İlk Derece Mahkemesi Adalet Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları

BİRİNCİ BÖLÜM - Komisyonun Oluşumu, Görevleri, Toplanması, Karar Verme ve Çalışma Usulleri

Komisyon, ağır ceza mahkemelerinin bulunduğu yerlerde; başkanı, bir asıl ve bir yedek üyesi Kurul tarafından belirlenecek hâkimler ile o yer Cumhuriyet başsavcısından oluşur. Başkanın yokluğunda komisyona asıl üye başkanlık eder. Asıl üyenin komisyona başkanlık etmesi veya yokluğunda yedek üye, Cumhuriyet başsavcısının yokluğunda ise kendisine vekâlet eden Cumhuriyet savcısı komisyona katılır.

Asıl ve yedek üyelerin yoklukları hâlinde, birinci sınıfa ayrılma incelemesine tâbi tutulup da ayrılamayanlar hariç, en kıdemli hâkimden başlayarak komisyon oluşturulur. Bu durumda kıdemli olan, komisyona başkanlık eder.

Komisyonda, bir yazı işleri müdürü ile yeteri kadar personelden oluşan büro bulunur.

Atamaları doğrudan Bakanlıkça yapılanlar dışındaki adlî yargı ilk derece mahkemesi ile ceza infaz kurumları ve tutukevleri personelinin;

a) İlk defa Devlet memurluğuna atanacaklardan merkezî sınavda başarılı olanların ilgili yönetmelik hükümlerine göre düzenlenecek sözlü ve gerektiğinde uygulamalı sınavlarını yapmak, başarılı olanların atanmalarını teklif etmek.

b) Aslî Devlet memurluğuna atanmaları, disiplin işlemleri, görevden uzaklaştırılmaları, aylık ve ödenekleri ile diğer özlük işlemlerini 2802 sayılı Kanun, 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile ilgili mevzuat hükümlerine göre yerine getirmek.

c) Yetki alanı dışındaki başka bir yere hizmet gereği atanmalarını teklif etmek.

ç) İlgili mahkeme başkanı, hâkim veya Cumhuriyet savcısının görüşünü alarak, yetki alanı içerisinde, naklen ya da hizmet gereği atamasını yapmak.

d) Merkez ve gerektiğinde mülhakat adliyelerinde adliye içi görevlendirmesini yapmak.

e) Yetki alanı içerisinde altı ayı geçmemek üzere geçici olarak görevlendirmesini yapmak.

f) 25/3/2004 tarihli ve 25413 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Adalet Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği kapsamında yapılacak görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavları sonucunda başarılı olanların atanmalarını teklif etmek.

Adalet Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği ile 28/10/2005 tarihli ve 25980 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği kapsamı dışında kalan; aynı düzey görev olarak kabul edilen unvanlar arası atamalarda görüş bildirmek.

İlgisine göre;

a) 657 sayılı Kanunun 56 ve 57 nci maddelerine göre; adaylık devresi içinde göreve son verme, adaylık süresinin sonunda başarısız sayılma kararlarını,

b) 657 sayılı Kanunun 94 üncü maddesi uyarınca; Devlet memurluğundan çekilme isteğinin kabulüne ve çekilme isteğinde bulunulmuş sayılmasına ilişkin kararlarını,

c) 657 sayılı Kanunun 98 inci maddesi uyarınca; memurluğa alınma şartlarından herhangi birini taşımadığının sonradan anlaşılması veya memurluğu sırasında bu şartlardan herhangi birini kaybetmesi hâllerinde memurluğun sona erdirilmesine ilişkin kararlarını,

ç) 657 sayılı Kanunun 92 nci maddesi uyarınca; memurluktan çekilenlerin yeniden atanmasına ilişkin teklif kararlarını,

d) Adalet komisyonları merkez ve mülhakatında unvan veya sınıf değişikliği yapılmak suretiyle gerçekleştirilen naklen atama kararlarını,

e) 657 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin B fıkrası kapsamında istihdam edilen personelin sözleşmelerinin feshine ilişkin kararlarını, Personel Genel Müdürlüğüne veya Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğüne onaylanmak üzere göndermek.

İlgisine göre;

a) Yargı çevresi içinde unvan veya sınıf değişikliği olmadan yapılan naklen atama kararlarını,

b) 657 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin (C) fıkrası kapsamında istihdam edilen personelin sözleşmelerinin feshine ilişkin kararlarını, Personel Genel Müdürlüğü veya Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü kayıtlarına işlenmek üzere göndermek.

657 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin (B) ve (C) fıkraları kapsamında istihdam edilen personel ile ilgili Bakanlar Kurulu Kararları hükümleri doğrultusunda sözleşme imzalamak ve diğer özlük işlemlerini yapmak.

Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğünün merkez atamalı personeli hariç olmak üzere, Bakanlığın taşra teşkilatına aday memur olarak ataması yapılanların ve görevlendirilenlerin temel, hazırlayıcı ve staj eğitimlerini yaptırmak.

Atamaları doğrudan Bakanlıkça yapılanlar hariç olmak üzere, adlî yargı ilk derece mahkemesi ile ceza infaz kurumları ve tutukevleri personelinin refakat ve aylıksız izinlerini vermek.

14/6/2001 tarihli ve 4681 sayılı Ceza İnfaz Kurumları ve Tutukevleri İzleme Kurulları Kanunu ile ilgili yönetmeliğinde belirtilen izleme kurullarının oluşumu ile iş ve işleyişine ilişkin görevleri yerine getirmek.

Bakanlık tarafından belirlenecek esaslar çerçevesinde, daha önce uyarma ve kınama cezası dışında disiplin cezası almayanlar arasından seçilecek olan zabıt kâtibi, mübaşir ve hizmetlileri icra dairelerinde görevlendirmek ve bu personeli Bakanlığın uygun görüşünü almak suretiyle icra dairesi dışında başka birimlerde görevlendirmek.

İcra kâtipliği kadrolarına yapılacak atamalar için merkezî sınavda başarılı olanların ilgili yönetmelik hükümlerine göre düzenlenecek uygulamalı ve sözlü sınavlarını yapmak, başarılı olanların atanmalarını teklif etmek.

Birden fazla icra dairesi bulunan yerlerde icra müdür ve yardımcıları ile icra kâtiplerinin hangi dairede görev yapacağını belirlemek.

İcra dairelerinde icra müdürü, icra müdür yardımcısı ve icra kâtibinin bulunmaması hâlinde öncelikle merkez ve mülhakat icra dairelerinde görev yapan icra kâtiplerini veya yazı işleri müdürlerini, bunun mümkün olmaması hâlinde 7/9/1991 tarihli ve 20984 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İcra Müdür ve Yardımcıları ile İcra Kâtiplerinin Sınav, Atama ve Nakil Yönetmeliğinin 32/B maddesindeki şartları taşıyan zabıt kâtiplerini bu yerlerde geçici olarak görevlendirmek.

İcra müdürü, icra müdür yardımcısı ve icra kâtiplerinin hizmet gereği atanmalarını teklif etmek.

Birden fazla icra dairesi ve icra mahkemesi bulunan mahallerde icra dairesinin bağlı olacağı icra mahkemesini belirlemek.

Hâkim ve savcı adayları ile avukat stajyerlerinin ilgili kanun ve yönetmelik hükümlerine göre staj işlemlerini yürütmek.

Her ne sebeple olursa olsun boşalan birinci, ikinci veya üçüncü sınıf noterliklere; 18/1/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanununun 33 üncü maddesi gereğince görevlendirme yapmak, dördüncü sınıf noterliklere 32 nci madde gereğince inhada bulunmak, hastalık ve izin gibi haklı engeller sebebiyle 35 inci maddenin üçüncü fıkrasındaki hâllerde yeterli bulunan bir adalet memurunu görevlendirmek.

Bilirkişi ve tercüman listelerini düzenlemek, yeminlerini verdirmek, listeden çıkartma ile bilirkişilik görevi yapmaktan belirli bir süre yasaklama işlemlerini yapmak.

Lojman tahsisi yapmak.

Mevzuattan kaynaklanan diğer görevleri yerine getirmek.

Komisyon başkanının görevleri şunlardır:

a) Komisyon gündemini belirlemek.

b) Komisyon yazı işleri hizmetlerinin gözetim ve denetimini yapmak.

c) Türkiye Adalet Akademisi ve Yargıtay’da geçen staj dönemleri hariç olmak üzere, hâkim ve savcı adaylarının mazeret izin taleplerini değerlendirmek.

ç) Yargı çevresinde görev yapan hâkimlerin acil ve zorunlu hâllerde üç güne kadar olan mazeret izin taleplerini değerlendirmek.

d) Herhangi bir nedenle görevine gelemeyen hâkimin yerine, bu hâkim görevine başlayıncaya veya Kurulca yetkilendirme yapılıncaya kadar, o yerdeki hâkimler arasından, görevlendirme yapmak.

e) Ağır ceza merkezlerinde, Cumhuriyet başsavcılığında görev yapanlar ile atamaları doğrudan Bakanlıkça yapılanlar hariç olmak üzere, adlî yargı ilk derece mahkemesi personelinin nöbet hizmetlerini düzenlemek.

f) Üst disiplin amiri olarak gerektiğinde komisyon yazı işleri müdürünün disiplin işlemlerini yürütmek.

g) Komisyon yazı işleri müdürü ve personelinin yıllık, mazeret ve hastalık izinlerini vermek.

ğ) Mevzuattan kaynaklanan diğer görevleri yerine getirmek.

Gündem, başkan tarafından işin önemine, ivedi veya süreli oluşuna göre belirlenir.

Gündem; toplantının yapılacağı yer, gün ve saati ile görüşülecek işleri ve sırasını gösterir.

Toplantı gündemi, toplantıdan en az bir gün önce üyelere dağıtılır.

Gündemde olup tamamlanmayan işler, bir sonraki gündemin kendi bölümünde ilk sırada yer alır.

Gündemde değişiklik yapılması komisyon kararı ile olur. Gündemin düzenlenmesinden sonra ortaya çıkan ivedi ve süreli işlerin gündeme alınması, işlerden birinin sırasından önce veya sonra görüşülmesi, ertelenmesi ya da gündemden çıkarılması başkan veya üyelerden biri tarafından istenebilir.

Komisyon eksiksiz olarak en az 15 günde bir defa başkan tarafından belirlenecek gün ve saatte toplanır. Ancak, ihtiyaç duyulması hâlinde başkan veya üyelerden birinin önerisiyle ve başkanın çağrısı üzerine her zaman toplanabilir.

Komisyon toplantısında işler, gündemdeki sıraya göre incelenir ve karara bağlanır.

Söz almak isteyenlere istem sırasına göre söz verilir.

Konular üzerinde görüşmeler tamamlandıktan sonra oylamaya başlanır.

Oylama açık yapılır.

Önce, usule ilişkin hususlar oylanır. Usul konularında azınlıkta kalanlar esas hakkında oylamaya katılmak zorundadırlar.

Başkan, önce üye hâkimin oyundan başlayarak oyları toplar ve son olarak kendi oyunu açıklar.

Komisyon oy çokluğuyla karar verir.

Komisyon kararları, UYAP ortamında üyeler ve başkan tarafından imzalanıp karar kaydına işlenir.

Kararlarda;

a) Karar tarihi ve karar numarası,

b) Karara katılanların, varsa karşı oy kullananların, adı, soyadı ve sicil numaraları,

c) İlgililerin ad ve soyadları ile sicil numaraları ve görevleri,

ç) Konunun, varsa iddia ve savunmanın özeti,

d) Kararın ve karşı oyun gerekçesi ile sonucu,

e) Karara karşı başvuru yolu, süresi ve mercii, yer alır.

Kararlar en geç yedi gün içinde yazılır ve ilgilisine tebliğe çıkarılır.

İKİNCİ BÖLÜM - Komisyon Yazı İşleri Hizmetleri

Yazı işleri müdürünün görevleri şunlardır:

a) Yazı işleri hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak ve denetlemek.

b) Müdürlükte görevli personel arasında iş bölümü yapmak, personele işlerin öğretilmesi de dâhil olmak üzere hizmetlerin verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesi için her türlü tedbiri almak.

c) Başkan veya üyelerin uygun göreceği evrakın havalesini yapmak.

ç) Fizikî ortamda teslimi gereken evrakla ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak.

d) Komisyon kararlarının ilgililere tebliğini sağlamak.

e) Mühür ve beratın muhafazasını sağlamak.

f) Mevzuattan kaynaklanan ya da başkan veya üyeler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Komisyonda;

a) Özlük kaydı,

b) Karar kaydı,

c) Personel nöbet kaydı,

ç) Genelge ve görüş kaydı,

d) Duyuru kaydı,

e) Fazla ve esnek çalışma kaydı,

f) Hâkim bilgi kaydı,

g) Lojman kaydı,

ğ) Tasdik şerhi kaydı,

h) Hâkim ve savcı adayları kaydı,

ı) Avukat stajyerleri kaydı,

i) Bilirkişi ve tercüman listesi kaydı,

j) Sınav kaydı,

k) Zimmet kaydı,

l) Muhabere kaydı,

m) Disiplin soruşturma kaydı,

n) Teftiş kaydı,

o) Bilgi edinme kaydı,

ö) Dava işleri kaydı,

p) Komisyon gündem kaydı, tutulması zorunludur.

Ataması komisyonca yapılan personelin bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; personelin adı, soyadı, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, memuriyet sicil numarası, her beş yılda bir yenilenen fotoğrafı, nüfus ve aile fertleri bilgisi, öğrenim ve yabancı dil bilgisi, memuriyete girişte yapılan sınav sonucu ve dayanağı, memuriyete başlamadaki kadro unvanı, kadro derecesi ile kadro hareketleri, memuriyete başlama tarihi, asaletinin tasdik tarihi, yıllık terfi tarihleri ve başka yere veya unvan değiştirme suretiyle yapılan naklen atanma tarihleri, geçici görevlendirmeleri, memuriyet dışındaki sigortalı hizmet süreleri, mahkûmiyetleri, kesinleşen disiplin cezaları, hizmet içi eğitim bilgileri, başarı belgesi verilmiş ise mazbata tarihi ve sayısı, memuriyeti süresince tarih sırasına göre kullanmış olduğu ücretli, ücretsiz izinler ya da raporlar, engellilik, askerlik ve borçlanma durumu, komisyon içindeki birim değiştirme tarihleri, sendika bilgileri, mal bildirim beyannameleri, imzaladığı etik sözleşmesi, arşiv araştırma bilgileri ve denetim sonrasında doldurulan raporlar ile gerekli görülecek diğer kişisel ve mesleki bilgileri içerir.

Özlük kaydı, belirtilen bilgilerin kaydedileceği sütunlar ile sayfalardan oluşur ve her bir personel için ayrı tutulur.

Komisyonca verilen kararların tarih sırasına göre tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; sıra numarası, evrak numarası, gönderildiği yer, alındığı tarih, ilgilinin adı ve soyadı sütunlarından oluşur.

Ataması komisyonca yapılan ya da komisyon emrinde görevlendirilen personelin nöbet listesinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; ilgili personelin adı, soyadı, sicil numarası, görev yeri ile nöbet yeri, zamanı ve nöbet değişiklikleri sütunlarından oluşur.

Bakanlık ve Kurul tarafından çıkarılan genelge ve görüşlerin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; genelge ve görüşlerin sıra numarası, tarihi ve konusuyla çıkaran birim sütunlarından oluşur.

Bakanlıklar, Kurul veya diğer kamu kurum ya da kuruluşları tarafından çıkarılıp, adlî teşkilâta duyurulmasına gerek görülen duyuruların tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; duyurunun, tarihi ve konusuyla gönderen birim sütunlarından oluşur.

Ataması komisyon tarafından yapılan ya da komisyon emrinde görevlendirilen personelin fazla ve esnek çalışmasına ilişkin bilgilerin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; ilgili personelin adı, soyadı, sicil numarası, fazla çalışma yapılan tarih, süre ile esnek çalışmanın türü, süresi, ödenen fazla çalışma ücreti ve verilen izin sütunlarından oluşur.

Komisyon merkez ve mülhakat adliyelerinde görev yapan hâkimlerin göreve ilişkin gizli olmayan kişisel ve mesleki bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; komisyon merkez ve mülhakat adliyelerinde görev yapan hâkimlerin adı ve soyadı, iletişim bilgileri, nüfus, aile bilgileri ile izin, rapor, hizmet içi eğitim, müstemir yetki, geçici görevlendirme sütunlarından oluşur.

Bölge adliye, bölge idare, idare ve vergi mahkemeleri ile adlî yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu merkez ve mülhakat adliyelerinde görev yapan hâkim, Cumhuriyet savcısı ve diğer personelin lojman bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; bölge adliye, bölge idare, idare ve vergi mahkemeleri ile adlî yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu merkez ve mülhakat adliyelerinde görev yapan hâkim, Cumhuriyet savcısı ve diğer personelin aile ve kimlik bilgileri, sicili, hizmet süresi, lojmanda daha önce oturulan süreler, konut bilgisi, tahsis tarihi, puan hesap yılı, tahsis türü sütunlarından oluşur.

Yabancı makamlara verilecek adlî belgelerin tasdik bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; tasdik yılı ve numarası, belgenin ait olduğu birim, imzalayan, imzalayanın unvanı, ilgili kişi, tasdik eden birim, tasdik edenin adı, soyadı ve unvanı, gönderilecek ülke, tasdik tarihi, çeviri dili, evrakı teslim alanın adı soyadı, teslim tarihi sütunlarından oluşur.

Hâkim ve savcı adaylarının bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; hâkim ve savcı adaylarının, kimlik ve iletişim bilgileri, sicil numarası, staj yeri, başlama ve bitirme tarihi, devam durumu ile düşünceler sütunlarından oluşur.

Avukat stajyerlerinin bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; avukat stajyerlerinin kimlik ve iletişim bilgileri, staj dosya numarası, staj yeri, başlama ve bitirme tarihi, devam durumu ile düşünceler sütunlarından oluşur.

İl Komisyonu tarafından her yıl için oluşturulan bilirkişi ve tercüman listelerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; ilgililerin kimlik ve iletişim, uzmanlık alanı, mesleki tecrübe, öğrenim durumu, adlî sicil ve arşiv, meslekten men, bilirkişilik ve tercümanlık listesinden çıkarılma, ikamet ve iş yeri bilgileri ile yemin tutanağı ve IBAN numarası sütunlarından oluşur.

İlk defa Devlet memurluğuna atanacaklar için yapılacak sınavlar ile görevde yükselme ve unvan değişikliği gibi sınavlara ilişkin bilgilerin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; ilgililerin kimlik bilgileri, merkezî sınav puanı, iletişim bilgileri, sınavın konusu, türü, yeri, zamanı, sonucu ve sınavın niteliği sütunlarından oluşur.

Komisyon tarafından zorunlu nedenlerle fizikî olarak gönderilen evrak bilgilerinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; sıra numarası, evrak numarası, gönderildiği merci, alındığı tarih, evrakı alanın adı, soyadı, görevi ve imzası ile düşünceler sütunlarından oluşur.

Elektronik ortamda tutulan kaydın çıktısı alınır, ilgili sütun imzalatıldıktan sonra ayrı bir kartonda saklanır.

Diğer kayıtlarda tutulması gerekmeyen her türlü yazışmaların tutulduğu kayıttır.

Muhabereye gelen cevap ayrı bir kayıt işlemine tâbi tutulmaz. Sadece kayıtta aldığı numaranın karşısına geldiği işaret olunur.

Bakanlık ve Kurul ile yapılan yazışmalar ile başkan, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili, hâkim ve Cumhuriyet savcıları hakkında yapılan araştırma, inceleme veya soruşturmalar için ayrı ayrı muhabere kaydı tutulur.

Bu kayıt; sıra numarası, evrakın tarihi, numarası, gönderilen veya gönderen Cumhuriyet başsavcılığı, mahkeme ya da kurumun adı, geliş veya gönderilme tarihi, evrakın özeti ile düşünceler sütunlarından oluşur.

Birimlerde çalışan personel hakkında idarî yönden yapılan soruşturma ve sonuçlarının tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; sıra numarası, mağdur veya şikâyetçinin kimlik ve iletişim bilgileri, hakkında soruşturma açılan personelin adı, soyadı, görev yeri, suçun türü, belgenin geliş tarihi, disiplin soruşturmasına başlama tarihi, savunmanın istenildiği tarih, varsa görevden uzaklaştırma kararı ile nihai karar sonucu ve tarihi, verilen kararlara karşı başvurulan kanun yolu ve sonucu sütunlarından oluşur.

Adalet ve Kurul müfettişleri tarafından yapılan teftişte tespit edilmiş olan aksaklıklara ve bunların düzeltilmesine ilişkin tavsiyeler listesinin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; denetimin yapıldığı tarihi, denetim yapan adalet ve kurul müfettişlerinin ad ve soyadları ile tavsiyeler sütunlarından oluşur.

Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince yapılan bilgi edinme başvurularının tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; başvuranın kimlik ve iletişim bilgileri, talebin tarihi, konusu ile verilen cevap ve tarih sütunlarından oluşur.

Komisyonun taraf olduğu davalara ilişkin bilgilerin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; davaya bakan mahkeme, esas numarası, davacı, davalı ve varsa vekilleri, davanın konusu ve açıldığı tarih, dava dilekçesinin tebliğ tarihi, cevap dilekçesi tarihi, yürütmenin durdurulması karar tarihi, karar ve tarihi, karar numarası, itiraz, istinaf ve temyiz tarihi, kanun yolu sonuçları ile kararın uygulama bilgileri sütunlarından oluşur.

Komisyon gündemine ilişkin bilgilerin tutulduğu kayıttır.

Bu kayıt; gündemin dağıtıldığı tarih ve kişiler ile konusu, görüşülme tarihi ve sonucu sütunlarından oluşur.

Komisyonda aşağıda gösterilen karar ve işlem kartonlarının UYAP’ta tutulması zorunludur.

a) Posta gönderi kartonu: Görevli tarafından imza ve mühür ile teslim alınan posta evrakına ait sevk irsaliyelerinin bir örneğinin konulduğu ve saklandığı kartondur.

b) İş cetvelleri kartonu: Bakanlık ve Kurula gönderilen iş cetvellerinin saklandığı kartondur.

c) Zimmet kartonu: UYAP üzerinden gönderilemeyen veya fizikî olarak gönderilmesi gereken evrakın teslimine ilişkin belgelerin konulduğu ve saklandığı kartondur.

ç) Nöbetçi hâkim isim listesi kartonu: Nöbetçi hâkimlerin isimlerinin yer aldığı listelerin saklandığı kartondur.

d) Nöbetçi personel isim listesi kartonu: Nöbetçi personelin isimlerinin yer aldığı listelerin saklandığı kartondur.

e) Karar kartonu: Komisyon kararlarının saklandığı kartondur.

f) Muhabere kartonu: Muhabereye kayıtlı olarak yapılan tüm yazışmaların saklandığı kartondur.

g) Denetim kartonu: Denetim döneminde yapılan tavsiyeler ile tebliğine ilişkin belgelerin saklandığı kartondur.

ğ) Genelge ve görüş kartonu: Bakanlık ve Kurul tarafından çıkarılan genelge ve görüşler ile tebliğine ilişkin belgelerin saklandığı kartondur.

h) Disiplin soruşturması kartonu: Disiplin soruşturması sonucu verilen nihai kararların saklandığı kartondur.

ı) Stajyer öğrenci kartonu: Komisyon bünyesinde staj yapan öğrencilerin sözleşmeleri ve devam çizelgelerinin elektronik ortama aktarılarak saklandığı kartondur.

i) İzleme kurulu kartonu: Ceza İnfaz Kurumları ve Tutukevleri İzleme Kurulları Kanunundan ve ilgili yönetmeliğinden kaynaklı görevlerin ifası nedeniyle oluşturulan tüm belgelerin saklandığı kartondur.

Birinci fıkranın (a) ve (c) bentlerinde gösterilen kartonların fizikî olarak da tutulması gerekir.

ALTINCI KISIM - Ortak, Çeşitli ve Son Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM - Ortak Hükümler

Her türlü dilekçe ve belge ön büro veya yazı işlerinde görevli personele teslim edilir. Dilekçe veya belgenin alındığına ve elektronik ortama aktarıldığına dair başvuru sahibine ücretsiz olarak bir alındı belgesi verilir. Bu belge aynı zamanda havale yerine geçer.

Fiziken teslim alınıp elektronik ortama aktarılan veya doğrudan elektronik ortamda gelen dilekçe ya da belge, ilgilisi veya görevlendireceği personel tarafından incelendikten sonra dosyasına aktarılır.

Ara kararlar gereğince yapılması gerekli işlemler derhal yerine getirilir. Ara kararının yerine getirildiği veya yerine getirilememe nedeni zabıt kâtibi tarafından tarih belirterek şerh verilir.

Bu işlemlerin gecikmesinden yazı işleri müdürü ile görevli zabıt kâtibi birlikte sorumludur.

Birimlerce yazılan yazılar elektronik ortamda gönderilir. Elektronik ortamda gönderilemeyen yazılar, zimmet kaydına işlenerek görevlendirilen memur aracılığıyla ya da posta yoluyla gönderilebilir.

Bu yazılar, başkan, hâkim veya Cumhuriyet savcısının izni olmadıkça ilgilisine elden verilemez. Elden verilmesine müsaade edilen yazı, zimmet kaydına işlenerek ilgilinin imzası alındıktan sonra kendisine verilir ve bu husus, yazı örneğine de not edilir. Elden teslim edilen yazılar mühürlenir ve bir zarfa konularak ağzı kapatılır.

İlgilinin isteği üzerine yazının gönderilme tarih ve numarası kendisine bildirilir.

İlgili kanunlar gereği gizli kalması gereken belgeler ile kıymetli evrak ve saklanması lüzumlu görülen sair belgeler, yazı işleri müdürünün sorumluluğunda yazı işleri müdürlüğündeki kasada saklanır.

Bu Yönetmelikte düzenlenen kayıtlar UYAP’ta; tarih, sıra numarası, hazırlayan veya onaylayan kişiye göre sorgulanabilir bir şekilde tutulur.

Bu kayıtlardaki verilerin bir veya birkaçı bir arada sorgulanıp raporlanabilir.

Kayıtların düzgün ve sağlıklı bir şekilde tutulmasından yazı işleri müdürü ile görevli personel birlikte sorumludur.

Bu Yönetmelikte düzenlenen kayıtlara gerek görüldüğünde Bakanlık tarafından yeni kayıtlar ve mevcut kayıtlara yeni sütunlar eklenebilir.

UYAP’ta tutulan tüm belgeler tarihi, türü ve alfabetik sırasına göre düzenlenir.

Bir elektronik kayıttan fizikî örnek çıkartılması gereken hâllerde güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgenin örneğine “Elektronik imza ile imzalanan aslının aynısı olduğunu tasdik ederim." ifadesi yazılarak belge örneği imzalanır ve mühürlenir.

Düzeltilmesi veya değiştirilmesi kanun yollarına başvurulmak suretiyle mümkün olan kayıtların elektronik olarak onaylanmasından sonra düzeltme ve değiştirme işlemi yapılamaz.

Üçüncü fıkra kapsamı dışında kalan kayıtlarda yanlışlık yapılması hâlinde, yetkili daire başkanı, üye, komisyon başkanı, hâkim veya Cumhuriyet savcısının onayı ile oluşturulan düzeltme onayından sonra sistemde kaybolmayacak şekilde yetkili kişi tarafından gerekli değişiklik yapılır.

Belgenin yazılmasında, imzalanmasında ve mühürlenmesinde 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Müdürlükler, ilgisine göre bölge adliye mahkemesi başkanı, daire başkanları ve Cumhuriyet başsavcısı ve komisyon başkanı ile mahkeme başkanının denetim ve gözetimi altındadır.

Bu denetim ve gözetim görevini; başkan, daire başkanlarına, daire başkanı ve mahkeme başkanı görevlendirecekleri üyelerden birine; Cumhuriyet başsavcısı da Cumhuriyet savcılarından birine yaptırabilir.

Denetim;

a) Kayıt ve kartonların düzenli tutulup tutulmadığı,

b) Evrak havalesinin süresinde yapılıp yapılmadığı,

c) Fizikî ortamda teslimi gereken evrakla ilgili işlemlerin usulüne uygun yapılıp yapılmadığı,

ç) Kararların ilgililere tebliğinin sağlanıp sağlanmadığı,

d) Mühür ve beratın muhafaza edilip edilmediği,

e) Mevzuattan kaynaklanan veya ilgili birim amiri tarafından verilen diğer görevlerin usulüne uygun yapılıp yapılmadığı hususlarını kapsar.

Denetim yılda en az bir kez yapılır, sonucu raporla tespit edilir.

Taraflardan biri verdiği bir belgenin iade edilmesini isterse;

a) Dava sonuçlanmamış veya verilen hüküm kesinleşmemiş ise, başkan ya da yetkilendirdiği üyenin, hâkimin, Cumhuriyet başsavcısı veya yetkilendirdiği Cumhuriyet savcısının izni olmadan istenilen bu belge ilgilisine geri verilemez. Başkan veya yetkilendirdiği üyenin, hâkimin, Cumhuriyet başsavcısı ya da yetkilendirdiği Cumhuriyet savcısının izni ile geri verildiği takdirde, belgelerin tasdikli suret veya fotokopisi dosyasına konulur.

b) Hüküm kesinleşmiş ise belgenin tasdikli suret veya fotokopisi dosyasına konularak aslı ilgilisine verilir.

Bu işlemleri yazı işleri müdürü veya görevlendireceği zabıt kâtibi yürütür.

Mühürlerin teslim alındığına ilişkin yazı, mühür ve beratı saklanır.

Bu Yönetmelik hükümlerini Adalet Bakanı yürütür.